为提高学院办公效率，规范学院办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的使用管理，根据国家电子政务和公文处理等有关规定，结合学院实际，制定本办法。

第一条 系统管理

（一）OA系统是学院实现办公自动化的基础平台，包括公文处理、信息发布等功能模块。

（二）图书与信息网络中心负责学院OA系统运行的管理及维护，学院各单位指定专人负责本单位业务流程处理、信息收发等日常管理。

（三）学院各单位按照学院档案管理的有关规定，定期对OA系统中产生的重要电子公文及其他电子材料进行备份与归档，并负责各类归档文件的安全管理。

第二条 帐号管理

（一）图书与信息网络中心统一分配并管理学院各单位OA系统账号及教职工个人账号，单位账号分配后由各使用单位专人管理，每名教职工分配本人唯一实名制帐号。

（二）各单位或教职工OA系统账号信息需要更改、删除的，应携相关证明材料到图书与信息网络中心办理账号信息变更手续；新入职的教职工，应携报到介绍信到图书与信息网络中心办理开户手续；离职的教职工，应携离职信到图书与信息网络中心办理销户手续。

（三）OA系统帐号的流程处理权限由各单位根据该用户的行政分工进行分配后报图书与信息网络中心设置，并随用户岗位或分工调整而变化。

（四）OA系统帐号使用人员应妥善保管所用帐号和密码。如帐号密码遗失，应及时联系图书与信息网络中心系统管理员或各单位负责OA系统的管理员处理。因帐号密码泄露造成的不良后果由账号使用人承担。

第三条 系统使用管理

（一）学院各单位人员应充分认识OA系统工作的重要性，认真履行岗位职责，积极配合推进学院办公自动化工作，积极参加学院组织的系统操作培训，严格按照OA系统设定的办公流程进行操作。

（二）各单位负责OA系统管理的人员，要求政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识，熟悉OA系统操作及相关管理规定。

（三）所有OA系统使用人员应按照自己的权限，认真完成在系统中所承担的工作，对文件资料的安全性、保密性、准确性、完整性及发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入系统。

（四）各单位管理员须每天及时登录OA系统，办理相关业务。

第四条 电子公文管理

（一）电子公文与纸质公文具有同等的法律效力，是以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的公文及公文处理形式。

（二）除涉密公文外，学院收文、发文、请示、申请等公文办理流程均使用OA系统完成。流程的办理由各单位根据相关规定进行设定并报图书与信息网络中心设置。

（三）公文办理各环节办理人员应认真对待所负责环节，及时办理相应流程，并将工作流程发送给下一环节人员。

（四）各单位管理员及教职工不得在OA系统上发布与工作无关的内容，一切言论须遵守国家相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私。

第五条 应急处理

（一）当OA系统出现故障时，发现人员应立即通知图书与信息网络中心。图书与信息网络中心及时组织人员查明原因，排除故障；重大故障无法在当日内排除的，须及时告知全院。

（二）当OA系统出现故障无法及时排除时，为保障正常办公，各单位可暂时按照原有纸化办公方式进行操作，待系统恢复正常后再补上该流程。

第六条 附则

（一）本办法由图书与信息网络中心负责解释。

（二）本办法自2020年 月 日起施行。